Là một người quản lý, bạn có thể khiến nhân sự của mình thất bại bằng cách không đưa ra những góp ý kịp thời, sự né tránh sẽ gây ra giảm hiệu suất và khả năng nhận thức năng lực thực sự, nhưng đưa ra chỉ trích quá gay gắt cũng gây ra tác dụng ngược. Đó là lý do tại sao việc đưa ra các phản hồi tiêu cực rất khó khăn.
Dưới đây là một số lời khuyên để giúp bạn vượt qua quá trình này.
Nếu bạn không thích xung đột, bạn có thể khó thúc đẩy bản thân có những cuộc trò chuyện để đưa phản hồi tiêu cực với cấp dưới trực tiếp của mình, ngay cả khi thực sự cần thiết. Mặc dù vậy, bạn không thể để nỗi sợ hãi ảnh hưởng đến sự phát triển của nhân viên. Đây là lý do tại sao bạn không nên chờ đợi:
– Phản hồi giúp nhân sự của bạn có thời gian thay đổi.
– Việc trò chuyện thường xuyên có thể làm giảm bớt những phản ứng cảm xúc mạnh mẽ.
– Khi được đưa ra một cách có cân nhắc cẩn thận, phản hồi tiêu cực có thể giảm thiểu mọi tổn hại đến lòng tự trọng của nhân viên.
Vậy chính xác khi nào bạn nên đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và bạn thực hiện điều đó như thế nào? Điều quan trọng là phải nhất quán và đưa ra phản hồi theo cách tôn trọng người đứng trước bạn. Các bước sau đây cũng có thể giúp bạn cảm thấy dễ dàng hơn trong những cuộc trò chuyện thế này:
1) Xây dựng quy trình
Thay vì chờ đợi, hãy xây dựng một hệ thống giúp bạn đưa ra những phản hồi quan trọng đúng hạn. Đảm bảo lên lịch các cuộc họp thường xuyên với cấp dưới trực tiếp của bạn (hàng tuần hoặc hai tuần một lần) và đưa phản hồi trở thành một phần trong các cuộc thảo luận của bạn.
2) Tập trung vào “feedforward”.
Phản hồi tập trung vào các hành động trong quá khứ là không ổn, quá khứ đã là quá khứ và không thể thay đổi được. “Feedforward” là sự phát triển của phản hồi truyền thống tập trung vào những gì có thể thực hiện được trong tương lai. Trong cuộc trò chuyện của bạn, hãy cố gắng tập trung nhiều nhất có thể vào “tiếp tục”, thảo luận về khả năng thay đổi và kết quả tốt hơn trong tương lai. Vì “feedforward” đề cập đến những điều chưa xảy ra nên nó có thể được coi là khách quan.
3) Có kịch bản và chuẩn bị.
Bộ não của chúng ta được lập trình để bảo vệ chúng ta khi nhận được những phản hồi mang tính tiêu cực, việc ngăn chặn phản hồi đó là điều tự nhiên để bảo vệ chúng ta khỏi cảm giác bị tổn thương. Nếu muốn cấp dưới thực sự lắng nghe bạn, bạn phải giúp họ cảm thấy an toàn bằng cách đưa ra phản hồi một cách cẩn thận.
Để làm như vậy, hãy luôn bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách giải thích lý do tại sao bạn muốn đưa ra phản hồi cho người này. Hãy nhắc lại rằng bạn mong muốn giúp họ phát triển và bạn đứng về phía họ. Sau đó, chia sẻ một phần phản hồi tích cực, bạn muốn họ lặp lại những hành động nào trong tương lai? Kết thúc cuộc trò chuyện bằng cách hỏi họ xem họ sẽ làm gì khác đi và đề nghị giúp đỡ.
#HBR